Wir sind ein technologiegetriebenes Start-up an der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Softwareentwicklung und Gesundheitswesen. Unsere Mission: Die Versorgung von Patient:innen mithilfe smarter, digitaler Lösungen nachhaltig verbessern. Unser interdisziplinäres Team vereint medizinisches Know-how mit technischer Exzellenz – und arbeitet dynamisch und mit echtem Impact.

Deine Rolle

Als Administrative Specialist sorgst du für reibungslose administrative und organisatorische Abläufe in unserem Unternehmen. Du unterstützt Geschäftsführung und Team, indem du administrative Prozesse koordinierst, buchhalterische und HR-relevante Unterlagen verwaltest sowie den Büroalltag organisierst.

Mitarbeiter Administration & Office Management / Administrative Specialist (m/w/d) Ort: Leipzig | Start: Ab sofort, 01.07.2026 Deine Aufgaben

HR / Lohn (20%)

Unterstützung bei der monatlichen Aufbereitung der Abrechnungsdaten
Erstellung und Vorbereitung von Arbeitsverträgen und weiteren HR-Dokumenten
Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen für einen reibungslosen Einstieg
Pflege und Organisation von Personalakten und HR-Unterlagen

Buchhaltung (30%)

Vorbereitende Monatsabrechnung und Belegerfassung
Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Zahlungsverkehrsmanagement

Office Management (20%)

Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements
Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Themen sowie Vorbereitung der zugehörigen Dokumente
Sicherstellung eines gut organisierten und voll funktionsfähigen Büros inklusive Verwaltung von Büromaterial
Koordination mit externen Dienstleistern

Sonstiges / Projektaufgaben (30%)

Aktive Gestaltung und kontinuierliche Verbesserung (interner) Prozesse
Erstellung und Pflege von Dokumentationen
Übernahme allgemeiner organisatorischer Aufgaben

Was du mitbringst

Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Position
Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Starke Kommunikationsfähigkeit (in Deutsch und idealerweise auch Englisch)
Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit
Du wohnst in oder nahe Leipzig und hast Lust, 2–3 Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten

Was dich erwartet

Ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit echter Vision
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in alle Unternehmensbereiche
Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, echtes Miteinander
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice (bis zu 2 Tage die Woche)
Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
Die Möglichkeit, administrative Strukturen und Prozesse von Anfang an aktiv mitzugestalten
Persönliches Wachstum mit Entwicklungsmöglichkeiten im Zuge des anstehenden Unternehmenswachstums

MDA - Medical Decision Alliance GmbH
Markt 8, 04109 Leipzig
www.medical-decision-alliance.com
+49 341 248 259 17

Kontakt: Annett Christ
annett.christ@decision-alliance.com